Automatización de procesos empresariales: lo que priorizan las empresas en Colombia

Qué dice el estudio de EY sobre la automatización de procesos empresariales

La automatización de procesos empresariales sube en la lista de prioridades de las compañías colombianas. Así lo muestra la cuarta edición del estudio «Desafíos y Tendencias para las Empresas en Latinoamérica y Colombia 2026» de EY, que encuestó a 1.988 ejecutivos en 18 países, 245 de ellos en Colombia, según reportaron El Tiempo y Portafolio.

Los resultados para Colombia dibujan una agenda clara:

• Tecnología y transformación digital es la primera prioridad interna, con el 32 % de las respuestas (en la región, el 34 %). EY señala que es el primer año en que Colombia y Latinoamérica coinciden en esta prioridad.
• La automatización de procesos pasó del 16 % en 2025 al 18 % en 2026.
• La agilidad, la flexibilidad y la adaptación casi se duplicaron: del 9 % al 17 %.
• Las mejoras operativas, de productividad y de costos reúnen el 20 % de las respuestas.
• La transformación digital es la principal tendencia en Colombia, con el 92 % de las respuestas, y el 90 % de los ejecutivos espera un impacto relevante de la inteligencia artificial avanzada (84 % en la región).

Ximena Zuluaga, presidenta de EY Colombia, lo resumió con una idea que sirve de brújula para cualquier gerente: «La ventaja no estará en tener más certezas, sino en estar mejor preparados». Las empresas reconocen un entorno exigente y, aun así, mantienen sus planes de crecimiento.

Por qué importa a una empresa mediana en Colombia

Que la automatización y la agilidad crezcan al mismo tiempo no es casualidad. Cuando el entorno cambia rápido, la empresa que tiene sus procesos claros y conectados puede ajustar precios, reasignar clientes o lanzar una campaña en días, no en semanas. Automatizar es, en buena medida, prepararse.

Para una empresa mediana, con ingresos de entre 2 y 30 millones de dólares al año, el beneficio suele estar en tres frentes:

• Tiempo del equipo. Las tareas repetitivas (copiar datos entre sistemas, enviar recordatorios, armar reportes) pasan a correr solas y el equipo se dedica a vender, atender y decidir.
• Información confiable. Cuando un dato se captura una sola vez y viaja entre áreas, todos trabajan con la misma versión.
• Capacidad de crecer. Un proceso automatizado atiende más pedidos, cotizaciones o solicitudes sin crecer al mismo ritmo en carga operativa.

El estudio también muestra que las mejoras operativas y de productividad están entre las prioridades. La automatización es una de las formas más directas de avanzar en ese frente, siempre que parta de un proceso bien entendido. Ese punto lo desarrollamos en el artículo sobre rediseño de procesos antes de automatizar con IA.

Qué procesos automatizar primero en tu empresa

La pregunta más frecuente de un gerente es por dónde empezar. Un criterio práctico es buscar procesos que cumplan tres condiciones: se repiten muchas veces a la semana, siguen reglas claras y conectan a dos o más áreas. Estos son candidatos habituales en empresas colombianas:

Un escenario típico: una distribuidora de Cali con 15 asesores comerciales podría empezar por las cotizaciones. Hoy cada asesor arma la suya, la envía por correo y anota en una hoja de cálculo si el cliente respondió. Con un flujo automatizado, la cotización sale del CRM con los precios vigentes, se aprueba en línea cuando supera cierto monto y el sistema le recuerda al asesor el seguimiento a los tres días. El gerente ve, en un tablero, cuántas cotizaciones están abiertas y cuánto suman.

En el artículo sobre automatización de procesos en pymes profundizamos en cómo priorizar con una matriz sencilla de impacto y facilidad.

Cómo se ve la automatización con Zoho Flow y Zoho One

En el ecosistema Zoho, la pieza que conecta aplicaciones y automatiza tareas entre ellas es Zoho Flow. Sus notas de versión de 2026 muestran una evolución pensada para que más personas del negocio puedan crear flujos:

• Flujos desde texto. En febrero se incorporó la opción «Text-to-flow» y en abril los administradores pueden activar Zia para crear flujos con lenguaje natural: se describe lo que se necesita y la herramienta propone el flujo.
• Continuidad de la operación. Desde mayo, y con ajustes en agosto, los flujos siguen en marcha cuando se alcanza el límite mensual de tareas y solo se cobran las tareas adicionales.
• Más control para el administrador. Hay páginas de detalle para flujos, conexiones y funciones personalizadas, historial filtrado por fechas y transferencia de conexiones cuando alguien cambia de rol.
• Fórmulas al mapear campos. En septiembre llegó un editor de fórmulas para transformar los datos mientras viajan de una aplicación a otra.

La automatización también se apoya en los datos. En su lanzamiento de Zoho Analytics 7.0 para América Latina, Zoho destacó más de 30 conectores nuevos, más de 530 conexiones con aplicaciones y fuentes de datos, y herramientas de gobierno como el monitoreo de la actividad de los agentes de IA, la gestión de permisos y el seguimiento del costo de la IA por equipo, según CIONoticias. Para una empresa mediana, esto significa que los procesos automatizados pueden medirse desde el primer día.

Cuando la empresa trabaja con Zoho One, CRM, Books, Desk, Analytics y Flow comparten la misma base de usuarios y datos, y la automatización se diseña sobre un solo lugar. Si tu equipo está evaluando ese camino, en AGIL, como partner oficial de Zoho en Colombia, acompañamos el diseño de los flujos junto con el proceso que los sostiene.

Automatización de procesos e inteligencia artificial: cómo combinarlas

El estudio de EY muestra que el 90 % de los ejecutivos colombianos espera un impacto relevante de la inteligencia artificial avanzada. La página regional del estudio en el sitio de EY agrega que la inversión de las empresas latinoamericanas se concentra en IA, analítica y automatización, y que el 83 % de las compañías está en etapas tempranas de adopción de IA. Hay, por tanto, mucho espacio para avanzar con método.

Una forma útil de verlo es por capas:

1. Reglas. «Si la cotización supera este monto, pide aprobación al gerente». Es la base y resuelve buena parte del trabajo repetitivo.
2. Datos. Tableros e indicadores que muestran cómo funciona cada proceso: tiempos, volúmenes, cuellos de botella.
3. Inteligencia artificial. Clasificar correos o solicitudes, resumir conversaciones, sugerir el siguiente paso al asesor o redactar una respuesta para que la persona la revise.

Las capas se construyen en orden: la IA rinde más cuando los procesos tienen reglas claras y los datos están ordenados. Y la supervisión humana sigue siendo parte del diseño, como explicamos en el artículo sobre automatización con inteligencia artificial y supervisión del equipo.

Buenas prácticas para automatizar procesos empresariales con orden

• Dibuja el proceso antes de automatizarlo. Un mapa sencillo, con pasos, responsables y documentos, evita automatizar pasos que sobran.
• Empieza pequeño y mide. Un flujo bien hecho en un proceso visible genera confianza y aprendizaje para el siguiente.
• Nombra un dueño por proceso. Alguien del negocio, no solo de tecnología, que decida cuándo y cómo cambia el flujo.
• Documenta cada flujo. Qué lo dispara, qué hace y a quién avisa. Así el conocimiento queda en la empresa.
• Cuida los datos personales. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 orienta el tratamiento de datos personales; conviene revisar qué datos viajan entre sistemas y con qué autorización.
• Revisa cada trimestre. Los procesos evolucionan con el negocio; los flujos también.

Por dónde empezar: un plan de 6 pasos para automatizar

La automatización es una parte de la transformación digital: usar la tecnología para simplificar la operación. Este es el recorrido que proponemos en nuestro método de 6 pasos:

1. Entender el punto de partida. Haz un inventario de los procesos que más horas consumen y de los sistemas que intervienen en cada uno.
2. Definir el futuro deseado. Por ejemplo: toda cotización aprobada en menos de un día y con seguimiento automático.
3. Detectar brechas y priorizar. Elige dos o tres procesos repetitivos, con reglas claras y que conecten áreas.
4. Elegir soluciones. Define qué se resuelve con reglas, qué con datos y dónde aporta la inteligencia artificial.
5. Implementar el cambio. Construye el flujo, pruébalo con un grupo pequeño y capacita al equipo que lo va a usar.
6. Consolidar y evolucionar. Mide tiempos y volúmenes, ajusta y pasa al siguiente proceso.

Si quieres revisar qué procesos de tu empresa conviene automatizar primero, puedes contarnos cómo trabaja hoy tu equipo o conocer nuestras soluciones de procesos y automatización.